Als Veranstalter hast du deine Leidenschaft zum Beruf gemacht. Doch wie viel Zeit verbringst du am Schreibtisch? Mehr als du willst? Wir zeigen dir, wie du deine Office-Abläufe digitalisieren kannst.
Wir entwickeln Buchungs-Software für Anbieter von Veranstaltungen
Schaue jetzt unseren kurzen Erklärfilm erfahre, wie Du Standard-Abläufe im Büro Deines Unternehmens automatisieren und digitalisieren kannst.
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Mit unserem umfangreichen Buchungssystem für Deine Website digitalisieren und automatisieren wir Deine täglichen Geschäftsabläufe.
Mit dir zuammen definieren wir Workflows für typischen Vorgänge und lassen diese weitgehend automatisch ablaufen: Veranstaltungsbuchung, Rechnungserzeugung, Gutscheinverkauf- und Einlösung, Shop-Bestellungen, Service-Aufträge und vieles mehr.
Das heißt für dich und dein Team: mehr Zeit für Wichtigeres.
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Fordere hier einen Demo-Zugang an zu einem Beispiel-Projekt. Wir richten diesen kurzfristig ein und melden uns bei Dir!
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Endlich mehr Zeit für Sinnvolleres
- weniger E-Mails und Anrufe bearbeiten
- kein Copy & Paste in Excel-Tabellen
- manueller Office-Aufwand auf ein Minimum reduziert
- Kunden buchen Termine auf der Webiste
- Rechnungen, Gutscheine, Reservierungen, Teilnehmerlisten - alles automatisiert
- Anbindung an ein Online-Payment optional
Die Website ist nahtlos mit dem Buchungssystem verbunden und spielt aktuelle Termine und Echtzeit-Informationen im Umfeld Deines Contents aus.
Für unsere Software-Lösung fallen keine Provisionszahlungen oder laufende Lizenzgebühren an. Nach dem Projekt-Abschluss gehören die Website und das Software-Nutzungsrecht dauerhaft dir.
Kostenlose Software-Demo buchen
Buche hier einen kostenlosen und unverbindlichen Termin für eine Demo unserer Software in einem Webinar oder einer Video-Konferenz.
Und das beste: in vielen Ländern gibt es öffentliche Förderprogramme und Fördergelder für Digitalisierungsmaßnahmen. Tipps und Informationen bekommst du von deiner zuständige Kammer, bspw. deiner IHK, oder auf den Websites deiner zuständigen Wirtschaftsministerien auf Bundes- und Landesebene.
Das Modul Eventkalender und Buchungssystem für unsere Web-Software teContentMS passen wir exakt an Deine Bedürfnisse an. Möglich sind alle Anwendungsbereiche, in denen online Termine gewählt oder gebucht werden:
- Gruppenreisen
- Sportveranstaltungen
- Kurse im Bereich Sport oder Fortbildung
- Coachingtemine und Beratungstermine
- komplexe Kurs-Strukturen und Abhängigkeiten sind abbildbar
Überblick
- Nahtlose Verzahnung von Website und Event-Software: Die Software ist auch das Content Management System
- Digitalisierung und Automatisierung aller Routine-Vorgänge der täglichen Office-Arbeit
- weniger manueller Aufwand, keine Pflege von Excel-Tabellen mehr, kein mühseliges Copy & Paste
- Pflege der Website im Eventbereich automatisiert: Terminlisten und Ausbuchungsstatus aktualisieren sich von selbst
- durch Kundenlogin und -registrierung können Kunden ihre Anliegen online selbst erledigen
- jede Information nur einmal pflegen, bspw. Preise: keine Fehler und Widersprüche mehr auf der Website
Eventverwaltung
- Erfassung von Events und deren Terminen in frei wählbaren Kategorien
- Ansprechende Präsentation der Termine auf der Website, auch mit hoher Informationstiefe
- Angebotslisten und Terminlisten auf der Website in verschiedenen Darstellungen möglich
- Strukturierte Erfassung von enthaltenen Leistungen, Preisen, Anmeldschluss, Ablauf der Veranstaltung, ...
- Ausgabe auf der Website mit Echtzeitinformationen bspw. zu Vakanzen
Buchungen
- Kunden buchen Termine und Veranstaltungen online auf der Website
- Rechnung über Gesamtbetrag oder über Anzahlung + Restzahlung werden automatisch erzeugt
- Onlinezahlung über Payment-Provider möglich, aber nicht zwingend
- Teilnehmerliste für jeden Termin jederzeit abrufbar
- Wählbare Buchungsoptionen wie Einzelzimmer mit eigener Vakanzen-Verwaltung
- Workflow für Kundenanfragen für ausgebuchte Buchungsoptionen für bspw. Einzelzimmer oder Miet-Ausrüstung
- Großteil der Buchungen laufen durch ohne jedes Zutun des Veranstalters
- Workflow für Reservierungen mit automatischer Benachrichtung an den:die Kund:in
- Erinnerung kurz vor Ablauf einer Reservierung und dann automatische Löschung
- Funktionen und Workflows für Zimmerbelegung, Belegungsliste für Hotel(s), Gepäck-Etiketten
Kurse & Tickets
- Verwaltung von Kursen oder Terminserien mit freier Terminwahl
- Kunden buchen das Angebot und erhalten eine entsprechende Anzahl Tickets ("Vouchers")
- in der einfachsten Form vergleichbar mit einer 10er-Karte im Schwimmbad
- auch Kurse mit komplexer Struktur und aufeinander aufbauenden Kurseinheiten sind abbildbar
- Beispiel: Kunden können einen Komplettkurs buchen (= 20 Tickets) oder zunächst nur einen Schnupperkurs (=1 Ticket)
- mit den Tickets können Termine online frei gewählt werden - bei aufeinander aufbauenden Kurseinheiten wir die Einhaltung der plausiblen Reihenfolge überwacht
- wenn Termine ausfallen oder Kunden das Ziel nicht erreicht haben, können ganz einfach neue Tickets hinzugebucht werden
- viele Anwendungsbereiche: Coaching- oder Beratungstermine, Termine im Gesundheitsbereich sowie Erlebnisangebote wie Tandemfliegen, Bungee-Springen, Ballonfahren, Fallschirmspringen, Rundflüge...
Stornierungen
- Kunden können Buchungen online stornieren
- Automatische Anwendung und Berechnung unterschiedlicher Stufen von Stornogebühren
- Je nach Zahlungseingängen und Stornogebühr entsteht eine Restforderung oder ein Guthaben
- für Guthaben werden den Kunden Erstattung oder eine Gutschrift zwecks Umbuchung angeboten
- für Restforderungen wird der Zahlungseingang über Modul Kundenkonten überwacht
- nur wenn ein Kunde nach Kundenstorno eine Erstattung wünscht, muss der Veranstalter aktiv werden
Absagen
- Absage durch den Veranstalter (Schlechtwetter etc.) mit wenigen Klicks und Eingabe einer Begründung
- Eingebuchte Teilnehmer:innen werden automatisch informiert
- Bei kurzfristiger Absage Benachrichtigung auch per SMS
- Einrichtung von Ausweichterminen möglich mit oder ohne Reservierung für die betroffenen Kund:innen
- Automatisch Stornierung der Rechnungen bzw. Erzeugung von Gutschriften
- Kund:innen können online wählen zwischen Umbuchung, Gutschrift oder Erstattung
- nur wenn Kund:innen Erstattung wählen, muss der Veranstalter aktiv werden, alles andere läuft vollautomatisch
Profile
- Optional erweiterte Kundenprofile
- Erfassung von individuellen Eigenschaften der Kund:innen nach Bedarf
- beispielweise vorhandene Vorerfahrungen oder Ausbildungsstand
- Abfrage von Körperdaten wie Größe und Gewicht falls nötig, bswp. für Tandemflug, Fallschirmsprung, ...
- automatische Aktualisierung der Profile aufgrund bestimmter Ereignisse, bspw. nach Teilnahme an einem bestimmten Kurssegment wird der Ausbildungsstand aktualisiert
- Für Events sind Voraussetzungen konfigurierbar: welches Angebot ist nur mit welcher Vorerfahrung buchbar
Customer Relations
- Vielfältige Funktionen zur Kundenbindung und Event-Marketing
- Event-Radar: Kund:innen können Kategorien abonnieren und bekommen eine Benachrichtigung bei neuen Terminen
- Abonnent:innen der Kategorien erhalten optional weiterhin eine Nachfass-Nachricht, wenn kurz vor Anmeldeschluss für ein Event noch Plätze verfügbar sind
- Merkliste: Kund:innen können Events auf ihre Merkliste setzen und bekommen eine Benachrichtigung bei neuen Terminen zu diesen Events
- Warteliste: Kund:innen können sich für ausgebuchte Termine auf die Warteliste setzen und werden informiert, falls ein Platz frei wird - dies ist auch der Fall, wenn bestehende Reservierungen ablaufen
- Such-Agent: Einstellungen einer individuellen Eventsuche auf der Website kann abgespeichert werden, bei neuen Terminen zu diesen Suchen erfolgt eine Benachrichtigung
- Up- und Cross-Selling: Nach Teilnahme an Events können Kund:innen Aufbauveranstaltungen oder ähnliche Events proaktiv angeboten werden
- spezifische Kundenansprache je nach aktuellem Kundenprofil möglich (bspw. alle, die die Voraussetzungen für Aufbaukurs erfüllen)
- alle genannten Maßnahmen in Summe sind in der Regel nicht sinnvoll, sondern eine im Anwendungsfall passende Auswahl
Personal
- Überwachung der personellen Besetzung der Events
- Definition von zu besetzenden Job-Rollen wie Reiseleitung, Trainer:in, Guide, Dozent:in, Shuttle-Fahrer:in, Empfang, ...
- Alarm bei unbesetzten Jobs
- Möglichkeit für Mitglieder des Teams, sich online für offene Jobs einzutragen
- Verwaltung von pro Event anfallenden Aufgaben, Zuteilung im Team und Überwachung der Erledigung
Kostenkalkulation
- Erfassung der Kosten pro Event
- Hinterlegung der Vergütung für personelle Besetzung je nach Profil
- Erfassung der Kosten für Buchungsoptionen wie Einzelzimmer, Mietausrüstung, ...
- Berechnung der Wirtschaftlichkeit von Veranstaltungen anhand der Kosten, Preise und Teilnehmerzahl
- Berechnungssimulation für verschiedene Gruppenstärken zur Ermittlung der wirtschaftichen Mindestteilnehmerzahl
Sicherheit
- Rollen-System für Zugriffsrechte für die Administration / Backend ist möglich
- alle personenbezogenen Daten werden in der Datenbank verschlüsselt gespeichert
- Zugriffslimitierungen auf personenbezogene Daten für alle Nutzer:innen des Backend, die nicht zur Geschäftsführungebene zu zählen sind
- Datensparsamkeit im Sinne der EUDSGVO: nicht mehr benötigte Daten werden nach Karenzzeiten automatisch gelöscht, bspw. Bankverbindungen
- extrem restriktiver Sicherheitsansatz in der Software-Architektur
- Monitoring und Benachrichtigung an uns bei Serverfehlern: wir beheben versteckte Probleme, bevor Sie sie selbst bemerkt haben
- nicht-öffentlicher Quellcode der Nischen-Software steht nicht im Fokus von Angreifern
- rund 20 Erfahrung bei der Software-Entwicklug
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Kundenmeinung
Thomas Nies ist als Geschäftsführer und Programmierer darauf bedacht, maßgeschneiderte, technische Lösungen für uns als Anbieter von Mountainbike-Events umzusetzen. Seine Arbeit zeichnet sich aus durch exzellente Beratung, Einbringung eigener Ideen, Vorschläge und Konzepte, die mit einer präzisen Zeitplanung unterlegt werden. Die Firma Onlinewerft betreut uns mit Flexibilität, Dynamik und Weitblick.
Gregor Mainzer
Geschäftsführer der MTB XPert UG