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Buchungssystem für Flugschulen

Verwaltungs- und Website-Software nicht nur für Paragliding-Anbieter

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  • Rechnungen und Gutscheine komplett automatisiert
  • Wichtige Infos jederzeit im Blick
  • Viel weniger Zeitaufwand für Verwaltungsarbeit

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Überblick

  • Nahtlose Verzahnung von Website und Event-Software: Die Software ist auch das Content Management System
  • Digitalisierung und Automatisierung aller Routine-Vorgänge der täglichen Office-Arbeit
  • weniger manueller Aufwand, keine Pflege von Excel-Tabellen mehr, kein mühseliges Copy & Paste
  • Pflege der Website im Eventbereich automatisiert: Terminlisten und Ausbuchungsstatus aktualisieren sich von selbst
  • durch Kundenlogin und -registrierung können Kunden ihre Anliegen online selbst erledigen
  • jede Information nur einmal pflegen, bspw. Preise: keine Fehler und Widersprüche mehr auf der Website

Eventverwaltung

  • Erfassung von Events und deren Terminen in frei wählbaren Kategorien
  • Ansprechende Präsentation der Termine auf der Website, auch mit hoher Informationstiefe
  • Angebotslisten und Terminlisten auf der Website in verschiedenen Darstellungen möglich
  • Strukturierte Erfassung von enthaltenen Leistungen, Preisen, Anmeldschluss, Ablauf der Veranstaltung, ...
  • Ausgabe auf der Website mit Echtzeitinformationen bspw. zu Vakanzen

Buchungen

  • Kunden buchen Termine und Veranstaltungen online auf der Website
  • Rechnung über Gesamtbetrag oder über Anzahlung + Restzahlung werden automatisch erzeugt
  • Onlinezahlung über Payment-Provider möglich, aber nicht zwingend
  • Teilnehmerliste für jeden Termin jederzeit abrufbar
  • Wählbare Buchungsoptionen wie Einzelzimmer mit eigener Vakanzen-Verwaltung
  • Workflow für Kundenanfragen für ausgebuchte Buchungsoptionen für bspw. Einzelzimmer oder Miet-Ausrüstung
  • Großteil der Buchungen laufen durch ohne jedes Zutun des Veranstalters
  • Workflow für Reservierungen mit automatischer Benachrichtung an den:die Kund:in
  • Erinnerung kurz vor Ablauf einer Reservierung und dann automatische Löschung
  • Funktionen und Workflows für Zimmerbelegung, Belegungsliste für Hotel(s), Gepäck-Etiketten

Kurse & Tickets

  • Verwaltung von Kursen oder Terminserien mit freier Terminwahl
  • Kunden buchen das Angebot und erhalten eine entsprechende Anzahl Tickets ("Vouchers")
  • in der einfachsten Form vergleichbar mit einer 10er-Karte im Schwimmbad
  • auch Kurse mit komplexer Struktur und aufeinander aufbauenden Kurseinheiten sind abbildbar
  • Beispiel: Kunden können einen Komplettkurs buchen (= 20 Tickets) oder zunächst nur einen Schnupperkurs (=1 Ticket)
  • mit den Tickets können Termine online frei gewählt werden - bei aufeinander aufbauenden Kurseinheiten wir die Einhaltung der plausiblen Reihenfolge überwacht
  • wenn Termine ausfallen oder Kunden das Ziel nicht erreicht haben, können ganz einfach neue Tickets hinzugebucht werden
  • viele Anwendungsbereiche: Coaching- oder Beratungstermine, Termine im Gesundheitsbereich sowie Erlebnisangebote wie Tandemfliegen, Bungee-Springen, Ballonfahren, Fallschirmspringen, Rundflüge...

Stornierungen

  • Kunden können Buchungen online stornieren
  • Automatische Anwendung und Berechnung unterschiedlicher Stufen von Stornogebühren
  • Je nach Zahlungseingängen und Stornogebühr entsteht eine Restforderung oder ein Guthaben
  • für Guthaben werden den Kunden Erstattung oder eine Gutschrift zwecks Umbuchung angeboten
  • für Restforderungen wird der Zahlungseingang über Modul Kundenkonten überwacht
  • nur wenn ein Kunde nach Kundenstorno eine Erstattung wünscht, muss der Veranstalter aktiv werden

Absagen

  • Absage durch den Veranstalter (Schlechtwetter etc.) mit wenigen Klicks und Eingabe einer Begründung
  • Eingebuchte Teilnehmer:innen werden automatisch informiert
  • Bei kurzfristiger Absage Benachrichtigung auch per SMS
  • Einrichtung von Ausweichterminen möglich mit oder ohne Reservierung für die betroffenen Kund:innen
  • Automatisch Stornierung der Rechnungen bzw. Erzeugung von Gutschriften
  • Kund:innen können online wählen zwischen Umbuchung, Gutschrift oder Erstattung
  • nur wenn Kund:innen Erstattung wählen, muss der Veranstalter aktiv werden, alles andere läuft vollautomatisch

Profile

  • Optional erweiterte Kundenprofile
  • Erfassung von individuellen Eigenschaften der Kund:innen nach Bedarf
  • beispielweise vorhandene Vorerfahrungen oder Ausbildungsstand
  • Abfrage von Körperdaten wie Größe und Gewicht falls nötig, bswp. für Tandemflug, Fallschirmsprung, ...
  • automatische Aktualisierung der Profile aufgrund bestimmter Ereignisse, bspw. nach Teilnahme an einem bestimmten Kurssegment wird der Ausbildungsstand aktualisiert
  • Für Events sind Voraussetzungen konfigurierbar: welches Angebot ist nur mit welcher Vorerfahrung buchbar

Customer Relations

  • Vielfältige Funktionen zur Kundenbindung und Event-Marketing
  • Event-Radar: Kund:innen können Kategorien abonnieren und bekommen eine Benachrichtigung bei neuen Terminen
  • Abonnent:innen der Kategorien erhalten optional weiterhin eine Nachfass-Nachricht, wenn kurz vor Anmeldeschluss für ein Event noch Plätze verfügbar sind
  • Merkliste: Kund:innen können Events auf ihre Merkliste setzen und bekommen eine Benachrichtigung bei neuen Terminen zu diesen Events
  • Warteliste: Kund:innen können sich für ausgebuchte Termine auf die Warteliste setzen und werden informiert, falls ein Platz frei wird - dies ist auch der Fall, wenn bestehende Reservierungen ablaufen
  • Such-Agent: Einstellungen einer individuellen Eventsuche auf der Website kann abgespeichert werden, bei neuen Terminen zu diesen Suchen erfolgt eine Benachrichtigung
  • Up- und Cross-Selling: Nach Teilnahme an Events können Kund:innen Aufbauveranstaltungen oder ähnliche Events proaktiv angeboten werden
  • spezifische Kundenansprache je nach aktuellem Kundenprofil möglich (bspw. alle, die die Voraussetzungen für Aufbaukurs erfüllen)
  • alle genannten Maßnahmen in Summe sind in der Regel nicht sinnvoll, sondern eine im Anwendungsfall passende Auswahl

Personal

  • Überwachung der personellen Besetzung der Events
  • Definition von zu besetzenden Job-Rollen wie Reiseleitung, Trainer:in, Guide, Dozent:in, Shuttle-Fahrer:in, Empfang, ...
  • Alarm bei unbesetzten Jobs
  • Möglichkeit für Mitglieder des Teams, sich online für offene Jobs einzutragen
  • Verwaltung von pro Event anfallenden Aufgaben, Zuteilung im Team und Überwachung der Erledigung

Kostenkalkulation

  • Erfassung der Kosten pro Event
  • Hinterlegung der Vergütung für personelle Besetzung je nach Profil
  • Erfassung der Kosten für Buchungsoptionen wie Einzelzimmer, Mietausrüstung, ...
  • Berechnung der Wirtschaftlichkeit von Veranstaltungen anhand der Kosten, Preise und Teilnehmerzahl
  • Berechnungssimulation für verschiedene Gruppenstärken zur Ermittlung der wirtschaftichen Mindestteilnehmerzahl

Sicherheit

  • Rollen-System für Zugriffsrechte für die Administration / Backend ist möglich
  • alle personenbezogenen Daten werden in der Datenbank verschlüsselt gespeichert
  • Zugriffslimitierungen auf personenbezogene Daten für alle Nutzer:innen des Backend, die nicht zur Geschäftsführungebene zu zählen sind
  • Datensparsamkeit im Sinne der EUDSGVO: nicht mehr benötigte Daten werden nach Karenzzeiten automatisch gelöscht, bspw. Bankverbindungen
  • extrem restriktiver Sicherheitsansatz in der Software-Architektur
  • Monitoring und Benachrichtigung an uns bei Serverfehlern: wir beheben versteckte Probleme, bevor Sie sie selbst bemerkt haben
  • nicht-öffentlicher Quellcode der Nischen-Software steht nicht im Fokus von Angreifern
  • rund 20 Erfahrung bei der Software-Entwicklug

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